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Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Mit dem Wiki läßt sich ein flexibles, ganz auf unterschiedliche Bedürfnisse ausgerichtetes Integriertes Qualitätmanagementsystem aufbauen. Doch wie kommen Sie am schnellsten zum Ziel? Schließlich ist ein neues BlueSpice System am Anfang ja schlichtweg leer - das heißt, ohne Inhalte und ohne vorgefertigte Struktur. Hier zeigen wir Ihnen unterschiedliche Wege, wie Sie zukunftssicher und unkompliziert Ihr Qualitätsmanagementsystem einrichten. Organisationen, die bisher noch kein formales Qualitätsmanagement betreiben, können sich an der Norm ISO 9001:2015 orientieren. Diese Norm bietet von Beginn wichtige Unterstützung beim Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems. Dabei spielt die Größe der Organisation keine Rolle:
"Alle in dieser Internationalen Norm festgelegten Anforderungen sind allgemeiner Natur und auf jede Organisation zutreffend, unabhängig von deren Art oder Größe oder von der Art der von ihr bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen." (ISO9001:2015, Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen, S.17)
Wichtige Kriterien eines Qualitätsmanagementsystems sind gemäß ISO 9001 unter anderem:
| Kundenorientierung | Prozessorientierung | Rollenzuweisungen | Qualitätsziele |
|---|---|---|---|
| Verbesserung der Kundenzufriedenheit (umfasst gesetzliche Anforderungen). | Management-, Hilfs- und Kernprozesse; Wertschöpfung, Risiken und Chancen. | Verantwortlichkeiten und Befügnisse müssen klar kommuniziert werden. | Die Qualitätsziele müssen messbar, nachweisbar und dokumentiert sein. |
Selbst kleinere Organisationen profitieren von der Einführung eines Qualitätsmangements. BlueSpice bietet hier eine ideale Dokumentationsplattform mit zahlreichen nützlichen Funktionen.
Szenario 1: Kleine Organisation (< 25 Mitarbeiter)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Verantwortlichkeit: 1-3 Wikibenutzer erstellen und betreuen die QM-Inhalte.
Edition: BlueSpice free oder BlueSpice pro
| Dokumentenlenkung | |
| Seitenvorlagen | Für jeden Dokumententyp kann eine Seitenvorlage erstellt werden. Diese stellt sicher, dass alle erstellten Dokumente formal konsistent und inhaltlich komplett erstellt werden. |
|---|---|
| QM Namensraum | In einer kleinen Organisation hat das Wiki noch andere Funktionen (z.B. als Wissensdatenbank). Daher ist es sinnvoll, die gelenkten Dokumente in einem eigenen Namensraum zu pflegen. Dieser Namensraum erlaubt zudem extra Einstellungen wie Seitenentwürfe (in BlueSpice pro). |
| Kategorien | Über Kategorien werden die gelenkten Dokumente organisiert. Hierfür bieten sich Dokumententyp, Geltungsbereich und Normzuweisung als nützliche Kategoriezuweisungen an. Die Kategorie-Seiten stellen sicher, dass alle Dokumente leicht gefunden werden. |
| Verlinkung | Im Qualitätsmanagement ist es essentiell, Beziehungen zwischen Prozessen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu verdeutlichen. Hierfür werden die Inhalte des Wikis systematisch verlinkt. Wo es sinnvoll ist, können auch ungelenkte Dokumente außerhalb des QM-Namensraums direkt mitverlinkt werden. |
| Kategorieseiten | Für jede Kategorie erstellt das Wiki automatisch eine Übersichtsseite, die alle Seiten und Dateien in dieser Kategorie alphabetisch auflistet. Alle gelenkten Dokumente sind so jederzeit ohne extra Aufwand leicht aufzufinden. |
| Versionierung | Die aktuell gespeicherte Version gilt als die gültige Version.
In BlueSpice free wird die Gültigkeit (Gültigkeitsdatum) des Dokuments einfach manuell im Inhalt des Dokuments eingetragen. In BlueSpice pro kann zusätzlich mit Entwurfsversionen gearbeitet werden. Die gültige Dokumentenversion ist hier immer die aktuell freigegebene Version. |
Hieraus ergibt sich ein einfaches Qualitätsmangement-Modell, das problemlos von wenigen QM-Verantwortlichen realisiert werden kann.
Szenario 2: Mittlere Organisationsgröße (25-50 Beschäftigte)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Verantwortlichkeit: 1-10 Wikibenutzer erstellen und betreuen die QM-Inhalte.
Edition: BlueSpice pro
| Dokumentenlenkung | |
| Seitenvorlagen | Auch hier bilden Seitenvorlagen eine wichtige Grundlage für die Erstellung von vordefinierten Dokumententypen. |
|---|---|
| IMS Namensraum | Alle gelenkten Dokumente werden im Namensraum IMS (für "Integriertes Managementsystem") verwaltet. Dieser Namensraumbenennung impliziert, dass hier gelenkte Dokumente für verschiedene Normen und Standards gesammelt werden (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001. Natürlich sind mehrfache Standards optional. |
| Formulare | Über Formular können hier vordefinierte Metadaten zur Dokumentenlenkung eingegeben werden (z.B. Normzuweisung, Geltungsbereich, Gültigkeitsdatum, Auditdatum) |
| Attribute (Infobox) | Die im Formular eingegebenen Werte werden in einer Infobox über dem Inhalt jedes gelenkten Dokuments angezeigt. Sie erlauben es, Dokumente miteinander in Beziehung zu setzen und über Abfragen in beliebiger Weise als Listen anzuzeigen. Dies ist ermöglicht durch die in BlueSpice pro enthaltene Erweiterung Semantic MediaWiki (SMW). |
| Automatische Verlinkung | Durch die semantischen Attribute können automatische Verlinkungen erzeugt werden. Zum Beispiel können in einer Rollendefinition alle Dokumente angezeigt werden, die mit dieser Rolle assoziert sind (wie zugehörige Arbeitsanweisungen). |
| Versionierung über Freigabe | Ein wichtiger Schritt bei der Erstellung gelenkter Dokumente ist hier die Freigabe der Entwurfsversion durch Benutzer mit Freigaberechten. Alternativ kann die Freigabe auch über einen Begutachtungsworkflow. |
| Begutachtung | Die Begutachtung erlaubt es mehreren Benutzern oder Benutzergruppen eine bestimmte Dokumentenversion als offiziell gültige Version zu designieren. |
| Portalseiten | Auf Portalseiten werden die verschiedenen Dokumente zum Qualitätsmanagement in Übersichtslisten dargestellt. Ein Beispiel für eine Portalseitenvorlage finden Sie hier auf dem Helpdesk. Listen werden hier über "ask"-Abfragen (SMW), die Erweiterung DPL oder über das "magische Wort" SmartList eingebunden. |
Dieses Qualitätsmanagement-Modell erleichtert es, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess, wie er in ISO 9001 gefordert wird, zu realisieren. Über die gesammelten Metadaten (Attribute) ist es einfach, Dokumente für Audits vorzubereiten und gezielt für verschiedene Zielgruppen in unterschiedlichen Ansichten darzustellen.
Szenario 3: Größere Organisation (> 50 Beschäftigte)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Verantwortlichkeit: Mehr als 10 Wikibenutzer erstellen und betreuen die QM-Inhalte. Deutliche Unterscheidung zwischen verantwortlichen Redakteuren mit Freigaberechten. Starker Fokus auf den Audit-Aspekt des Qualitätsmanagements.
Edition: BlueSpice pro, BlueSpice farm
In einer größeren Organisation nutzt eine komplette BlueSpice-Instanz ausschließlich als Integrierte Qualitätsmanagementsystem. Andere Bereiche (z.B. Wissensdatenbank) werden in einer eigenen Wiki-Instanz gepflegt. Hier werden also mindestens zwei separate Wikis benötigt. Oft liegt diese Instanz in einer BlueSpice Farm.
Aufgrund der hohen Anzahl von Konsumenten der QM-Dokumente in einem solchen Wiki kann es sinnvoll sein, zusätzlich zu Portalseiten auch Handbücher zu erstellen, die eine hierarchische Darstellung der gelenkten Dokumente erlaubt. Die Struktur der Handbücher richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen der zugrundeliegenden normativen Regelwerke.
Dokumentenlenkung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Zur Dokumentenlenkung ist es nicht notwendig, mit semantischen Attributen zu arbeiten. Diese können jedoch jederzeit nachträglich noch zu einem Dokument hinzugefügt werden. Eine semantische Infobox ist eine Vorlage, die über die Editorleiste in ein Dokument eingebunden ist.
Wichtiger ist es, von Anfang an den Lebenszyklus gelenkter Dokumente zu berücksichtigen. Die verantwortliche Stelle stellt sicher, dass das Dokument folgende Phasen kontinuierlich durchläuft:
){kind=link}
){kind=link}
){kind=link}
){kind=link}
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass gelenkte Dokumente als solche erkennbar sind und die Verantwortlichkeit für die Pflege des Dokuments zugeteilt wurde.
Besonders für Organisationen, die bereits ein BlueSpice Wiki einsetzen, aber noch kein formales Qualitätsmanagement praktizieren, kann ein solches ohne Risiko als Projekt anvisiert und umgesetzt werden.
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