DocumentManager

DocumentManager - Dateien suchen, filtern und sortieren

Zusammenfassung

Das Erweiterungspaket DocumentManager für BlueSpice bietet eine übersichtliche Oberfläche für alle im Wiki hochgeladenen Dateien und erleichtert die Verwaltung und Bearbeitung dieser Dokumente.

Auf einen Blick: Vorteile

• Hochgeladene Dateien direkt Namensräumen zuordnen und so deren Zugriffsberechtigungen steuern
• Artikel und Dateien strukturiert im eigenem Filesystem im Wiki verwalten
• Dateien einfach in einer filter- und sortierbaren Liste suchen und verwalten
• Office-Dokumente einfach aus dem Wiki heraus öffnen, bearbeiten und wieder im Wiki speichern (durch WebDAV connect)

Woraus besteht DocumentManager?

DocumentManager in der BlueSpice pro besteht aus folgenden Erweiterungen:

• ExtendedFileList: die Verwaltungsoberfläche zeigt alle hochgeladenen Dateien in Listenform an.
• NSFileRepo: die Dateien lassen sich einem Namensraum zuordnen.
• NSFileRepoConnect:

Mit diesen Erweiterungen können Sie bereits die Erweiterte Dateiliste - also die Verwaltungsoberfläche für Dateien - und die Namensraumzuordnung in Ihrem Wiki nutzen.

Die technische Basis des DocumentManagers setzt sich jedoch aus zwei Bereichen zusammen:

• Das eine sind oben genannte Erweiterungen, die für die Funktionalität sorgen,
• das andere ist die Anbindung an Office und die Filestruktur, genannt WebDAVConnect.

In BlueSpice pro Subskriptionen (außer Starter) sind (nur) die Erweiterungen enthalten. Damit kann die Verwaltungsoberfläche für Dateien und deren Namensraumzuordnung bereits genutzt werden. WebDAVConnect - die zusätzliche Anbindung an die Filestruktur und an Office - kann jederzeit hinzugebucht werden.

Für den Einsatz des DocumentManagers im vollen Funktionsumfang empfehlen wir daher:

• die zusätzliche Einrichtung von WebDAVConnect und
• die zusätzliche Anbindung an das Single Sign-on. Dafür kann das Paket Comfort Sign-on gebucht werden.

Für BlueSpice pro Subskriptionskunden bieten wir einen speziellen vergünstigten Kombinationspreis für beide Anbindungen.

Wo finde ich DocumentManager?

DocumentManager ist eine Sammlung von mehreren Erweiterungen, die den Usern des Wikis den Umgang mit hochgeladenen Dateien erleichtert. Er wird an mehreren Stellen im Wiki sichtbar.

Erweiterte Dateiliste:  Über den Reiter "Globale Aktionen" der Hauptnavigation gelangen Sie zu der Menüoption "Erweiterte Dateiliste".

Namensraumzuordnung: Im Eingabefeld im Einfüge- und Upload-Dialog für Dateien (InsertFile) und Bilder (InsertImage) erhalten Sie die Möglichkeit, einen der bestehenden Namensräume auszuwählen.

WebDAV

tbd.

Wie nutze ich DocumentManager?

Erweiterte Dateiliste

Die Datei-Liste filtern und sortieren

• Über die Eingabefelder der gesamten Liste
  
  Filter: Die Zeichenfolge, die hier eingegeben wird, wird im Dateiname gesucht.
  Namensraum: Hier kann man festlegen, auf welchen Namensraum die anzuzeigenden Dateien abgelegt sein sollen.

• Über das Dropdown-Menü der Tabellenspalten
  
  Die Dateien können auch anhand der einzelnen Spalten gefiltert oder sortiert werden. Bewegen Sie dazu die Maus über die Spaltenbeschriftung. Über den erscheinenden Pfeil können Sie das Menü aufklappen und entweder die Spalte sortieren oder filtern lassen.

Die gewünschten Spalten in der Liste anzeigen bzw. ausblenden

Die Informationen zu den angezeigten Dateien werden über bestimmte Spalten angezeigt, die der User nach Belieben ein-bzw. ausblenden kann, indem die gewünschten Spalten im Dropdown-Menü an- oder ausgetickt werden.

Folgende Informationen zu den hochgeladenen Dateien sind unter anderem über die Spaltenansicht verfügbar:

Vorschau: Falls es sich um eine Bilddatei handelt, wird eine kleine Version des Images angezeigt. Bei anderen Dateitypen erscheint das Icon des jeweiligen Formats.

Dateiname: Hier erscheint der vom User beim Hochladen ausgewählte Dateiname mit einem Link zum jeweiligen Datei-Artikel im Wiki.

Größe der Datei in Bytes.

Benutzer, der die Datei hochgeladen hat.

Kategorien, die der Datei zugeordnet wurden.

Erweiterung: Damit ist das Dateiformat gemeint, unter der die Datei abgespeichert wurde, z. B. .png oder .pdf

Hochgeladen zeigt das Datum an, an dem die Datei hochgeladen wurde.

"Wenn Sie mit STRG + Rechte Maustaste auf eine gelistete Datei klicken, erhalten Sie mehrere Optionen zur Bearbeitung. So können Sie diese z.B. verschieben oder löschen.

Namensraumzuordnung

1. Wählen Sie beim Einfügen einer Datei oder eines Bildes im Einfüge-Dialog im Feld " eine

Zusammen mit der standardmäßig in BlueSpice vorhandenen Kategorisierung der Dateien, ermöglicht diese Funktion eine strukturierte Ablage der Dokumente und Bilder. Außerdem bildet die Namensraumzuordnung auch die Basis für die differenzierte Vergabe von Rechten.

Die BlueSpice Erweiterung DocumentManager ist Teil von BlueSpice pro. Sie kann auch als Einzelerweiterung (inklusive WebDAVConnect) erworben werden.