DocumentManager

DocumentManager - Dateien suchen, filtern und sortieren

Zusammenfassung

Das Erweiterungspaket DocumentManager für BlueSpice bietet eine übersichtliche Oberfläche für alle im Wiki hochgeladenen Dateien und erleichtert die Verwaltung und Bearbeitung dieser Dokumente.

Auf einen Blick: Vorteile

• Hochgeladene Dateien direkt Namensräumen zuordnen und so deren Zugriffsberechtigungen steuern
• Artikel und Dateien strukturiert im eigenem Filesystem im Wiki verwalten
• Dateien einfach in einer filter- und sortierbaren Liste suchen und verwalten
• Office-Dokumente einfach aus dem Wiki heraus öffnen, bearbeiten und wieder im Wiki speichern (durch WebDAV connect)

Wie nutze ich DocumentManager?

DocumentManager ist eine Sammlung von mehreren Erweiterungen, die den Usern des Wikis den Umgang mit hochgeladenen Dateien erleichtert. Er wird an mehreren Stellen im Wiki genutzt.

Erweiterte Dateiliste

Über die Erweiterte Dateiliste erhätl der User eine gute Übersicht über alle hochgeladenen Dateien, die er sich dann nach Belieben nach ausgewählten Kriterien anzeigen lassen kann.

Man erreicht die Menüoption "Erweiterte Dateiliste" über den Reiter "Globale Aktionen" der Hauptnavigation.

Die Datei-Liste filtern und sortieren

• Über die Eingabefelder der gesamten Liste
  
  Filter: Die Zeichenfolge, die hier eingegeben wird, wird im Dateiname gesucht.
  Namensraum: Hier kann man festlegen, auf welchen Namensraum man die anzuzeigenden Dateien eingrenzen
  möchte. Die Zurordnung zu den Namensräumen erfolgt über den Einfügen-Dialog (siehe unten).

• Über das Dropdown-Menü der Tabellenspalten
  
  Die Dateien können auch anhand der einzelnen Spalten gefiltert oder sortiert werden. Bewegen Sie dazu die Maus über die Spaltenbeschriftung. Über den erscheinenden Pfeil können Sie das Menü aufklappen und entweder die Spalte sortieren oder filtern lassen.

Die gewünschten Spalten in der Liste anzeigen bzw. ausblenden

Die Informationen zu den angezeigten Dateien werden über bestimmte Spalten angezeigt, die der User nach Belieben ein-bzw. ausblenden kann, indem die gewünschten Spalten im Dropdown-Menü an- oder ausgetickt werden.

Folgende Informationen zu den hochgeladenen Dateien sind unter anderem über die Spaltenansicht verfügbar:

Vorschau: Falls es sich um eine Bilddatei handelt, wird eine kleine Version des Images angezeigt. Bei anderen Dateitypen erscheint das Icon des jeweiligen Formats.

Dateiname: Hier erscheint der vom User beim Hochladen ausgewählte Dateiname mit einem Link zum jeweiligen Datei-Artikel im Wiki.

Größe der Datei in Bytes.

Benutzer, der die Datei hochgeladen hat.

Kategorien, die der Datei zugeordnet wurden.

Erweiterung: Damit ist das Dateiformat gemeint, unter der die Datei abgespeichert wurde, z. B. .png oder .pdf

Hochgeladen zeigt das Datum an, an dem die Datei hochgeladen wurde.

Wenn Sie mit STRG + Rechte Maustaste auf eine gelistete Datei klicken, erhalten Sie mehrere Optionen zur Bearbeitung. So können Sie diese z.B. verschieben oder löschen.

Namensraumzuordnung

Zusammen mit der standardmäßig in BlueSpice vorhandenen Kategorisierung der Dateien, ermöglicht diese Funktion eine strukturierte Ablage der Dokumente und Bilder. Außerdem bildet die Namensraumzuordnung auch die Basis für die differenzierte Vergabe von Rechten.

Wenn Sie im Editor eine Datei oder ein Bild hochladen, enthält der Dialog nun ein zusätzliches Eingabefeld, indem Sie die Datei einem Namensraum zuweisen können.

Demenstprechend können Sie beim Einfügen der Datei an der linken Seite einen Namensraum auswählen, in dem die einzufügende Datei abgelegt wurde.

Die BlueSpice Erweiterung DocumentManager ist Teil von BlueSpice pro. Sie kann auch als Einzelerweiterung (inklusive WebDAVConnect) erworben werden.