Dokumentenlenkung
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Dokumentenlenkung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Ein Dokument, das dem Qualitätsmanagement unterliegt, ist immer auch ein gelenktes Dokument. Es durchläuft klar definierte Phasen und wird regelmäßig überprüft und nötigenfalls verbessert:
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass gelenkte Dokumente als solche erkennbar sind und die Verantwortlichkeit für die Pflege des Dokuments zugeteilt wurde.
Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Dokumentenlenkung ist ein zentrales Merkmal von Qualitätsmanagementsystemen. Mit dem Wiki läßt sich ein flexibles, ganz auf unterschiedliche Unternehmensbedürfnisse ausgerichtetes Qualitätmanagementsystem aufbauen. Doch wie kommen Sie am schnellsten zum Ziel? Schließlich ist ein neues BlueSpice System am Anfang ja schlichtweg leer - das heißt, ohne Inhalte und ohne vorgefertigte Struktur.
Organisationen, die bisher noch kein formales Qualitätsmanagement betreiben, können sich an der Norm ISO 9001:2015 orientieren. Diese Norm bietet hier von Beginn an eine wichtige Unterstützung.Dabei spielt die Größe der Organisation keine Rolle:
"Alle in dieser Internationalen Norm festgelegten Anforderungen sind allgemeiner Natur und auf jede Organisation zutreffend, unabhängig von deren Art oder Größe oder von der Art der von ihr bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen." (ISO9001:2015, Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen, S.17)
Wichtige Kriterien eines Qualitätsmanagementsystems sind, gemäß ISO 9001, unter anderem:
| Kundenorientierung | Prozessorientierung | Rollenzuweisungen | Qualitätsziele |
|---|---|---|---|
| Verbesserung der Kundenzufriedenheit (umfasst gesetzliche Anforderungen). | Management-, Hilfs- und Kernprozesse; Wertschöpfung, Risiken und Chancen. | Verantwortlichkeiten und Befügnisse müssen klar kommuniziert werden. | Die Qualitätsziele müssen messbar, nachweisbar und dokumentiert sein. |
Selbst kleinere Organisationen profitieren von der Einführung eines Qualitätsmangements. BlueSpice bietet hier eine ideale Dokumentationsplattform mit zahlreichen nützlichen Funktionen. Im Folgenden demonstrieren wir zwei unterschiedliche Möglichkeiten, um ein zukunftssicheres und unkompliziertes Qualitätsmanagementsystem einzurichten.
Dokumentenlenkung in BlueSpice - zwei Szenarien[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
In den folgenden Abschnitten stellen wir zwei unterschiedliche Möglichkeiten vor, wie Sie in BlueSpice Ihre Dokumentenlenkung verwirklichen können.
| Einfaches Qualitätsmanagement | Integriertes Managementsystem |
|---|---|
| Für die Dokumentenlenkung werden standardmäßig verfügbare, also "eingebaute", Wiki-Funktionen benutzt.
Dieses Vorgehen eignet sich, wenn die Anzahl gelenkter Dokumente leicht überschaubar ist.
|
Zu jedem Dokument werden manuell oder durch Import von Vorlagen Metadaten angelegt.
|
Zusätzlich können in beiden Szenarien folgende Funktionen eingesetzt werden:
Szenario 1: Einfaches Qualitätsmanagement[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Folgendes Tutorial bietet einen ersten Einstieg in das Qualitätsmanagement. Am Ende des Tutorials haben Sie einen ersten Dokumententyp als gelenktes Dokument definiert und können anschließend alle nötigen Dokumententypen selbständig anlegen.
Szenario 2: Integriertes Managementsystem[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Für ein erweitertes (integriertes) Managementsystem bieten wir ein fertiges Vorlagenset an, welches in jedes BlueSpice pro importiert werden kann. Mehr Info hierzu finden sie auf der verlinkten Seite.
Die folgende Tabelle gibt eine kurze Übersicht über die Bestandteile eines typischen Integrierten Managementsystems in BlueSpice. Dieses kann nach Bedarf umgestaltet und erweitert werden.
| Dokumentenlenkung | |
|---|---|
| Seitenvorlagen | Auch hier bilden Seitenvorlagen eine wichtige Grundlage für die Erstellung von vordefinierten Dokumententypen. |
| IMS Namensraum | Alle gelenkten Dokumente werden im Namensraum IMS (für "Integriertes Managementsystem") verwaltet. Dieser Namensraumbenennung impliziert, dass hier gelenkte Dokumente für verschiedene Normen und Standards gesammelt werden (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001. Natürlich sind mehrfache Standards optional. |
| Formulare | Über Formular können hier vordefinierte Metadaten zur Dokumentenlenkung eingegeben werden (z.B. Normzuweisung, Geltungsbereich, Gültigkeitsdatum, Auditdatum) |
| Attribute (Infobox) | Die im Formular eingegebenen Werte werden in einer Infobox über dem Inhalt jedes gelenkten Dokuments angezeigt. Sie erlauben es, Dokumente miteinander in Beziehung zu setzen und über Abfragen in beliebiger Weise als Listen anzuzeigen. Dies ist ermöglicht durch die in BlueSpice pro enthaltene Erweiterung Semantic MediaWiki (SMW). |
| Automatische Verlinkung | Durch die semantischen Attribute können automatische Verlinkungen erzeugt werden. Zum Beispiel können in einer Rollendefinition alle Dokumente angezeigt werden, die mit dieser Rolle assoziert sind (wie zugehörige Arbeitsanweisungen). |
| Versionierung über Freigabe | Ein wichtiger Schritt bei der Erstellung gelenkter Dokumente ist hier die Freigabe der Entwurfsversion durch Benutzer mit Freigaberechten. Alternativ kann die Freigabe auch über einen Begutachtungsworkflow. |
| Begutachtung | Die Begutachtung erlaubt es mehreren Benutzern oder Benutzergruppen eine bestimmte Dokumentenversion als offiziell gültige Version zu designieren. |
| Portalseiten | Auf Portalseiten werden die verschiedenen Dokumente zum Qualitätsmanagement in Übersichtslisten dargestellt. Ein Beispiel für eine Portalseitenvorlage finden Sie hier auf dem Helpdesk. Listen werden hier über "ask"-Abfragen (SMW), die Erweiterung DPL oder über das "magische Wort" SmartList eingebunden. |
Schematische Darstellung:
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