Qualitätsmanagement

Die Bedeutung der Inhaltsqualität

QM-Tools-Menü

Für viele Unternehmen ist die Qualität der von ihnen produzierten und weitergegebenen Informationen von großer Bedeutung. Gleichzeitig wollen sie das gesamte Wissen ihrer Mitarbeiter erfassen, ohne unnötige Barrieren zu schaffen.

In BlueSpice ist es sehr einfach, beides zu tun. Jeder kann sofort Informationen beisteuern und Spezialisten können den Inhalt dann überprüfen und genehmigen. Dies stellt sicher, dass die Qualität der Inhalte den Standards des Unternehmens entspricht.

Zu Zwecken der Qualitätssicherung verfügt jede Inhaltsseite über die folgenden integrierten Tools:

• Seiteninformationen
• Seitenzuweisungen
• Erinnerung (BlueSpice pro)
• Ablauf (BlueSpice pro)
• Rückblick (BlueSpice pro)
• Akzeptanz (BlueSpice pro - wenn FlaggedRevs für den Namensraum aktiviert ist)

Um auf diese Funktionen zuzugreifen, öffnen Sie die QM-Tools (mit dem Kontrollkästchensymbol) im Bereich Seiten-Tools.

Seiteninformation

Die Seiteninformationen geben Ihnen einige sehr interessante Statistiken über die Seite. Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, welche Qualitätsmanagementmaßnahmen zur Verbesserung der Seite erforderlich sind.

Die Informationen, die auf dieser Seite aufgelistet sind, sind:

• Zeitpunkt der letzten Bearbeitung und des letzten Editors
• Anzahl der Aufrufe
• auf dieser Seite verwendete Vorlagen
• ähnliche Seiten
• Kategorien
• Leser dieser Seite
• Autoren dieser Seite

Seitenzuweisungen

Seitenzuweisungen sind eine schnelle Möglichkeit, einem oder mehreren Benutzern die informelle Verantwortung und den Besitz einer Seite zu übertragen. Sie sind einer watchlist sehr ähnlich. Ein Benutzer kann seiner Beobachtungsliste selbst eine Seite hinzufügen, aber Benutzer erstellen Seitenzuweisungen für einander.

Seitenzuweisungen ändern das Verhalten der Seite nicht. Beispielsweise wird die Seite nicht für die Bearbeitung gesperrt, wenn sie einem anderen Benutzer zugewiesen wird. Es ist eher ein einfacher Mechanismus, um Benutzer zu veranlassen, sich eine Seite anzuschauen. Ein Benutzer kann die Zuordnung problemlos löschen oder an einen anderen Benutzer delegieren, ohne dass dies Konsequenzen hat.

Eigenschaften

• Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn die Seite geändert wird. (Dies kann in den Benutzereinstellungen deaktiviert werden.)
• Sie sind als zugewiesener Benutzer unter den Zuweisungen für die Seite in den QM-Tools aufgeführt.
• Die Seite wird auf der Seite "Zuweisungsverwaltung" unter "Verwaltung" aufgeführt (Special: ManagePageAssignments).
• Die Seite wird auf Ihrer Zuweisungsseite aufgeführt, auf die Sie über das Benutzerprofilmenü leicht zugreifen können.
• Namespace-spezifisch: Wenn für einen Namespace eine Lesebestätigung aktiviert wurde, wird auf der Seite im Warnbereich der Seite eine Lesebestätigung angezeigt.

Erinnerungen

Ein Benutzer kann eine Erinnerung für eine Seite erstellen, indem er ein Erinnerungsdatum auswählt und einen optionalen Kommentar hinzufügt. Erinnerungen können auch für andere Benutzer erstellt werden und sind eine schnelle und informelle Möglichkeit, Fälligkeitstermine für seitenbezogene Aufgaben festzulegen.

Eigenschaften

• Der Benutzer mit der Erinnerung erhält eine Benachrichtigung. (Dies kann in den Benutzereinstellungen deaktiviert werden.)
• Benutzer mit Erinnerungen werden auf den Erinnerungen für die Seite in den QM-Tools aufgelistet.
• Die Seite wird auf der Spezialseite "Erinnerungen" unter "Globale Aktionen" aufgeführt (Spezial: Erinnerung).
• Die Seite wird auf der Seite "Erinnerungen" des Benutzers aufgeführt, auf die über das Menü "Benutzerprofil" leicht zugegriffen werden kann.

Ablauf

Wenn eine Seite Inhalte mit einem bekannten Lebenszyklus enthält, kann festgelegt werden, dass die Seite an einem bestimmten Datum abläuft. Am Ablaufdatum wird der Seite ein Wasserzeichen "Veraltet" hinzugefügt, wenn die entsprechende Option im ConfigManager eingestellt ist. Das Wasserzeichen ist für angemeldete Benutzer sichtbar. Darüber hinaus kann eine Erinnerung festgelegt werden, damit der Benutzer eine Benachrichtigung erhält, wenn die Seite abläuft. Der Ablauf kann jederzeit von der Seite gelöscht werden.

Eigenschaften

• Auf der Seite wird ab dem Ablaufdatum ein Wasserzeichen angezeigt. (Abhängig von der globalen Konfiguration.)
• Die Seite ist auf der Seite "Ablauf-Special" unter "Globale Aktionen" aufgeführt (Special: Ablauf).

Rückblick

Wenn ein formellerer Überprüfungsprozess erforderlich ist, können Benutzer einen Überprüfungsworkflow erstellen. Der Überprüfungsworkflow hat ein Enddatum und ist das einzige Qualitätsmanagement-Tool, das die Seite für die Bearbeitung während der Überprüfungsphase sperren kann. Jeder Benutzer gibt eine Stimme ab, ob die Seite akzeptabel ist oder nicht.

Die Seite wird auf der Sonderseite "Review" unter "Globale Aktionen" (Special: Review) und auf der persönlichen Review-Seite der Reviewer aufgeführt.

Eigenschaften des Bewertungsmerkmals

• Ein aktiver Überprüfungsprozess pro Seite
• Sequentielle oder parallele Überprüfung
• Annahme oder Ablehnung von Schritten
• Seite zur Bearbeitung gesperrt (Ausnahme: Je nach Konfiguration können Gutachter Bearbeitungsrechte erhalten)
• Automatischer Neustart
• Einträge im Versionsverlauf
  

Akzeptanz

Wenn die Seiten in einem Namespace eine veröffentlichte und eine Entwurfsversion haben sollen, muss die Einstellung FlaggedRevs für diesen Namespace aktiviert werden. Dadurch wird die Funktion Acceptance der Qualitätsmanagement-Tools aktiviert.

Alle Änderungen an einer Seite werden in einer Entwurfsversion erfasst, bis ein Benutzer mit Überprüfungsrechten die Seite akzeptiert. Die Seiten in diesem Namespace befinden sich im Entwurfsmodus, bis ein Benutzer mit dem Recht zum Veröffentlichen von Inhalten die Seite akzeptiert.

Im ConfigManager gibt es eine globale Option, mit der festgelegt werden kann, welche Benutzergruppen unveröffentlichten Inhalt lesen dürfen. Standardmäßig können alle angemeldeten Benutzer Entwürfe anzeigen.

Eigenschaften des Akzeptanzmerkmals

• Revisionsbasiert
• Eingebettete Medien und Vorlagen werden "eingefroren"
• Oft das Ergebnis eines Überprüfungsprozesses
  

Necessary permissions

QM tool	BlueSpice version	Permissions	Default roles	Namespace setting
Page assignments	free	pageassignments: user can assign pages to others	maintenanceadmin admin editor reviewer	Read confirmation
		pageassignable: pages can be assigned to users	all of the above plus author
Reminder	pro	users with createpage permissions	maintenanceadmin admin editor reviewer author
Expiry	pro
Review	free	workflowview: read-access to the review tool	maintenanceadmin admin author editor reviewer reader
		workflowedit: create and edit reviews	maintenanceadmin admin editor reviewer structuremanager
		workflowlist: view the list of reviewers for the page	maintenanceadmin admin editor reviewer
		review: cast review votes	maintenanceadmin admin reviewer
Acceptance	pro	review: cast review votes	maintenanceadmin admin reviewer	FlaggedRevs

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