8. Qualität sichern

Die Bedeutung der Inhaltsqualität

Für Unternehmen ist die Qualität der von ihnen produzierten und weitergegebenen Informationen von großer wirtschaftlicher Bedeutung. Es ist dabei wichtig, das gesamte Wissen der Mitarbeiter zu erfassen, ohne dabei unnötige Barrieren zu schaffen.

Qualitätswerkzeuge

In BlueSpice können viele Benutzer Informationen erstellen. Spezialisten können den Inhalt dann überprüfen. Dies stellt sicher, dass die Qualität der Inhalte den Standards Ihrer Organisation entspricht. Dabei ist zu beachten, dass rigide Qualitätskontrollen und -prozesse schnell die Autonomie der Mitarbeiter einschränken. Trotz der Möglichkeit zur Qualitätskontrolle sollten Sie daher immer sicherstellen, dass Sie keine unnötigen Hürden einbauen, die die Akzeptanz des Wikis beeinträchtigen.

Folgende Bereiche sollten für die Qualitätssicherung im Wiki im Auge behalten werden:

1. Dokumentenqualität (Qualitätswerkzeuge, Vorlagen)
2. Inhaltsorganisation im Wiki (Strukturierungsmechanismen, Portalseiten, Abfragen)
3. Wikipflege (Wartungsseiten, Prozesse, Beobachtungen, Benachrichtigungen)

Qualitätswerkzeuge

Um die Qualität einer Wikiseite zu gewährleisten, gibt es die Werkzeuge zum Qualitätsmanagement (erreichbar über das Kontrollkästchensymbol) in der Seitenwerkzeugsleiste.

Folgende Werkzeuge stehen Ihnen zur Verfügung:

• Seiteninformationen
• Seitenzuweisungen
• Erinnerungen (BlueSpice pro)
• Aktualität (BlueSpice pro)
• Begutachtung (BlueSpice pro)
• Freigabe (BlueSpice pro)

Seiteninformationen

Die Seiteninformationen geben Ihnen einige sehr interessante Statistiken über die Seite. Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Seite erforderlich sind.

Informationen, die auf dieser Seite aufgelistet sind:

• Zeitpunkt der letzten Bearbeitung und des letzten Bearbeiters
• Anzahl der Aufrufe
• Vorlagen, die auf dieser Seite verwendet werden
• ähnliche Seiten
• Kategorien, denen diese Seite zugewiesen sind
• Leser dieser Seite
• Autoren dieser Seite

Seitenzuweisungen

Seitenzuweisungen sind eine schnelle Möglichkeit, einem oder mehreren Benutzern die informelle Verantwortung für eine Seite zu übertragen. Sie sind einer Beobachtungsliste sehr ähnlich. Ein Benutzer kann der Beobachtungsliste selbst eine Seite hinzufügen, während Seitenzuweisungen von anderen Benutzern erstellt werden.

Seitenzuweisungen ändern das Verhalten der Seite nicht. Beispielsweise wird die Seite nicht für die Bearbeitung gesperrt, wenn sie einem anderen Benutzer zugewiesen wird. Es ist eher ein einfacher Mechanismus, um Benutzer zu veranlassen, sich eine Seite anzuschauen.

Eigenschaften

• Benachrichtigung bei Änderung der Seitenzuweisung (in Benutzereinstellungen deaktivierbar)
• Transparenz: Zugewiesene Benutzer in den QM-Werkzeugen der Seite sichtbar
• Zuweisungsverwaltung: Spezialseite für Administratoren
• Schnellzugriff über das persönliche Benutzermenü
• Lesebestätigung möglich: Zugewiesene Benutzer müssen dann das Lesen bestätigen (namensraumspezifisch)

Erinnerung

Ein Benutzer kann eine Erinnerung für eine Seite erstellen, indem er ein Erinnerungsdatum auswählt und einen optionalen Kommentar hinzufügt. Erinnerungen können von Administratoren auch für andere Benutzer erstellt werden und sind eine schnelle und informelle Möglichkeit, Fälligkeitstermine für seitenbezogene Aufgaben festzulegen.

Eigenschaften

• Benachrichtigung über eigene Erinnerungen erhält eine Benachrichtigung (in Benutzereinstellungen deaktivierbar)
• Wiederkehrende Erinnerungen möglich
• Erinnerungsliste: Spezialseite für Administratoren (unter Globale Aktionen)
• Schnellzugriff über das persönliche Benutzermenü

Aktualität

Wenn eine Seite Inhalte mit einem bekannten Lebenszyklus enthält, kann festgelegt werden, dass die Seite an einem bestimmten Datum abläuft. Am Ablaufdatum wird der Seite ein Wasserzeichen "Veraltet" hinzugefügt, wenn die entsprechende Option im ConfigManager eingestellt ist. Darüber hinaus kann eine Erinnerung festgelegt werden, damit der Benutzer eine Benachrichtigung erhält, wenn die Seite abläuft. Der Ablauf kann jederzeit von der Seite gelöscht werden.

Eigenschaften

• Wasserzeichen im Seitenhintergrund und im PDF (abhängig von globaler Konfiguration)
• Übersichtsliste: Spezial:Veraltete_Seiten
• Erinnerung beim Erstellen aktivierbar
• Dauer: Veraltung ist jederzeit löschbar

Begutachtung

Wenn ein strukturierter Überprüfungsprozess mit mehreren Benutzern erforderlich ist, können Benutzer einen Begutachtungsworkflow erstellen. Dieser Workflow ist das einzige Qualitätsmanagement-Tool, das die Seite für die Bearbeitung während der Überprüfungsphase sperren kann.

Jeder Benutzer kann hier der Seite zustimmen oder diese ablehnen.

Die Seite wird auf der Spezialseite Begutachtung unter Globale Aktionen und auf der persönlichen Begutachtungsseite der zugewiesenen Begutachter aufgeführt.

Eigenschaften

• Nur eine aktive Begutachtung pro Seite
• Typen: Sequentiell oder parallel
• Zustimmung oder Ablehnung der Teilnehmer
• Sperrung: Seite ist zur Bearbeitung gesperrt (mögliche Ausnahme: Begutachter)
• Automatischer Neustart eines Workflows nach Ablehnung möglich
• Versionierung: Einträge in der Versionsgeschichte der Seite (konfigurierbar)
• Kombinierbar mit Freigabe

Freigabe

Wenn die Seiten in einem Namesraum eine veröffentlichte und eine Entwurfsversion haben sollen, muss die Einstellung Freigabe für diesen Namesraum aktiviert werden. Alle Änderungen an einer Seite werden in einer Entwurfsversion erfasst, bis ein Benutzer mit Freigaberechten die Seite akzeptiert.

In der Konfigurationsvewaltung gibt es eine globale Option, mit der festgelegt werden kann, welche Benutzergruppen unveröffentlichte Inhalt lesen dürfen. Standardmäßig können alle angemeldeten Benutzer Entwürfe einsehen.

Eigenschaften

• Revisionsbasiert: Unterscheidung zwischen Erstentwurf, Entwurf, und freigegeben
• Externe Dateien: Eingebettete Medien und Vorlagen werden "eingefroren"
• Automatische Freigabe als Ergebnis einer Begutachtung möglich
• Leserechte für Entwürfe können (mit Vorsicht) konfiguriert werden

Berechtigungen

Diese Berechtigungstabelle zeigt, welche Rollen das erforderliche Recht haben, verschiedene Qualitätssicherungsaktionen durchzuführen. Der Name des Rechts, das eine bestimmte Berechtigung erteilt, wird in Klammern angezeigt:

QM-Aktion	user (read)	editor	reviewer	admin	maintenance-admin	bot
Kann Seitenzuweisungen für alle Benutzer erstellen und verwalten (pageassignments)			x	x	x
Kann einer Seite zugewiesen werden (pageassigneable)	x
Kann Erinnerungen für alle Benutzer erstellen und managen. (remindereditall)				x	x
Kann eigene Erinnerungen erstellen und verwalten (read)	x
Kann das Veralten von Seiten erstellen und verwalten. (expirearticle)		x		x	x
Kann Begutachtungen erstellen und verwalten (workflowedit)		x	x	x	x
Kann einer Begutachtung zugewiesen werden (read)	x
Kann die Begutachtung auf einer Seite einsehen (workflowview)	x	x	x	x	x
Kann die Liste aller Begutachtungen einsehen (workflowlist)		x	x	x	x
Kann eine Seite freigeben (review)			x	x	x
Eigene Änderungen werden automatisch freigegeben (autoreview)					x	x
Zurückgerollte Änderungen werden automatisch freigegeben(autoreviewrestore)					x	x

Verwandte Themen

• Seitenfreigabe
• Begutachtungsprozess