8. Qualität sichern

Die Bedeutung der Inhaltsqualität

QM-Tools-Menü

Für Unternehmen ist die Qualität der von ihnen produzierten und weitergegebenen Informationen von großer wirtschaftlicher Bedeutung. Es ist dabei wichtig, das gesamte Wissen der Mitarbeiter zu erfassen, ohne dabei unnötige Barrieren zu schaffen.

In BlueSpice ist dies sehr einfach realisierbar. Jeder kann sofort Informationen beisteuern und Spezialisten können den Inhalt dann, falls erwünscht, überprüfen. Dies stellt sicher, dass die Qualität der Inhalte den Standards des Unternehmens entspricht. Dabei ist zu beachten, dass rigide Qualitätskontrollen und -prozesse schnell die Autonomie der Mitarbeiter einschränken. Trotz der Möglichkeit zur Qualitätskontrolle sollten Sie daher immer sicherstellen, dass Sie keine unnötigen Hürden einbauen, die die Akzeptanz des Wikis beeinträchtigen.

In BlueSpice finden Sie folgende Werkzeuge zur Qualitätssicherung:

• Seiteninformationen
• Seitenzuweisungen
• Erinnerungen (BlueSpice pro)
• Aktualität (BlueSpice pro)
• Begutachtung (BlueSpice pro)
• Freigabe (BlueSpice pro)

Um auf diese Funktionen zuzugreifen, öffnen Sie die Qualitätsmanagementwerkzeuge (mit dem Kontrollkästchensymbol) im Bereich Seitenwerkzeuge.

Seiteninformationen

Die Seiteninformationen geben Ihnen einige sehr interessante Statistiken über die Seite. Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Seite erforderlich sind.

Informationen, die auf dieser Seite aufgelistet sind:

• Zeitpunkt der letzten Bearbeitung und des letzten Bearbeiters
• Anzahl der Aufrufe
• Vorlagen, die auf dieser Seite verwendet werden
• ähnliche Seiten
• Kategorien, denen diese Seite zugewiesen sind
• Leser dieser Seite
• Autoren dieser Seite

Seitenzuweisungen

Seitenzuweisungen sind eine schnelle Möglichkeit, einem oder mehreren Benutzern die informelle Verantwortung für eine Seite zu übertragen. Sie sind einer Beobachtungsliste sehr ähnlich. Ein Benutzer kann der Beobachtungsliste selbst eine Seite hinzufügen, während Seitenzuweisungen von anderen Benutzern erstellt werden.

Seitenzuweisungen ändern das Verhalten der Seite nicht. Beispielsweise wird die Seite nicht für die Bearbeitung gesperrt, wenn sie einem anderen Benutzer zugewiesen wird. Es ist eher ein einfacher Mechanismus, um Benutzer zu veranlassen, sich eine Seite anzuschauen. Ein Benutzer kann die Zuordnung problemlos löschen oder an einen anderen Benutzer delegieren, ohne dass dies Konsequenzen hat.

Eigenschaften

• Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn die Seite geändert wird. (Dies kann in den Benutzereinstellungen deaktiviert werden.)
• Sie sind als zugewiesener Benutzer unter den Zuweisungen für die Seite in den QM-Tools aufgeführt.
• Die Seite wird auf der Seite "Zuweisungsverwaltung" unter "Verwaltung" aufgeführt (Special: ManagePageAssignments).
• Die Seite wird auf Ihrer Zuweisungsseite aufgeführt, auf die Sie über das Benutzerprofilmenü leicht zugreifen können.
• Namensraum-spezifisch: Wenn für einen Namensraum eine Lesebestätigung aktiviert wurde, wird auf der Seite im Warnbereich der Seite eine Lesebestätigung angezeigt.

Erinnerungen

Ein Benutzer kann eine Erinnerung für eine Seite erstellen, indem er ein Erinnerungsdatum auswählt und einen optionalen Kommentar hinzufügt. Erinnerungen können auch für andere Benutzer erstellt werden und sind eine schnelle und informelle Möglichkeit, Fälligkeitstermine für seitenbezogene Aufgaben festzulegen.

Eigenschaften

• Der Benutzer mit der Erinnerung erhält eine Benachrichtigung. (Dies kann in den Benutzereinstellungen deaktiviert werden.)
• Benutzer mit Erinnerungen werden auf den Erinnerungen für die Seite in den QM-Tools aufgelistet.
• Die Seite wird auf der Spezialseite "Erinnerungen" unter "Globale Aktionen" aufgeführt (Spezial: Erinnerung).
• Die Seite wird auf der Seite "Erinnerungen" des Benutzers aufgeführt, auf die über das Menü "Benutzerprofil" leicht zugegriffen werden kann.

Aktualität

Wenn eine Seite Inhalte mit einem bekannten Lebenszyklus enthält, kann festgelegt werden, dass die Seite an einem bestimmten Datum abläuft. Am Ablaufdatum wird der Seite ein Wasserzeichen "Veraltet" hinzugefügt, wenn die entsprechende Option im ConfigManager eingestellt ist. Das Wasserzeichen ist für angemeldete Benutzer sichtbar. Darüber hinaus kann eine Erinnerung festgelegt werden, damit der Benutzer eine Benachrichtigung erhält, wenn die Seite abläuft. Der Ablauf kann jederzeit von der Seite gelöscht werden.

Eigenschaften

• Auf der Seite wird ab dem Ablaufdatum ein Wasserzeichen angezeigt. (Abhängig von der globalen Konfiguration.)
• Die Seite ist auf der Seite Spezial:Veraltete_Seiten aufgeführt

Begutachtung

Wenn ein strukturierter Überprüfungsprozess mit mehreren Benutzern erforderlich ist, können Benutzer einen Begutachtungsworkflow erstellen. Dieser Workflow hat ein Enddatum und ist das einzige Qualitätsmanagement-Tool, das die Seite für die Bearbeitung während der Überprüfungsphase sperren kann. Jeder Benutzer kann hier der Seite zustimmen oder diese ablehnen.

Die Seite wird auf der Spezialseite Begutachtung unter Globale Aktionen und auf der persönlichen Begutachtungsseite der zugewiesenen Begutachter aufgeführt.

Eigenschaften

• Ein aktiver Begutachtungsprozess pro Seite
• Sequentielle oder parallele Begutachtung
• Annahme oder Ablehnung der Seite
• Seite ist zur Bearbeitung gesperrt (Ausnahme: Je nach Konfiguration können Begutachter Bearbeitungsrechte erhalten)
• Automatischer Neustart eines Workflows nach Ablehnung
• Einträge im Versionsverlauf der Seite

Freigabe

Wenn die Seiten in einem Namesraum eine veröffentlichte und eine Entwurfsversion haben sollen, muss die Einstellung FlaggedRevs für diesen Namesraum aktiviert werden. Dadurch wird die Funktion Freigabe im Qualitätsmanagement aktiviert.

Alle Änderungen an einer Seite werden in einer Entwurfsversion erfasst, bis ein Benutzer mit Freigaberechten die Seite akzeptiert.

In der Konfigurationsvewaltung gibt es eine globale Option, mit der festgelegt werden kann, welche Benutzergruppen unveröffentlichte Inhalt lesen dürfen. Standardmäßig können alle angemeldeten Benutzer Entwürfe einsehen.

Eigenschaften

• Revisionsbasiert
• Eingebettete Medien und Vorlagen werden "eingefroren"
• Oft das Ergebnis eines Überprüfungsprozesses

Notwendige Berechtigungen

QM-Tool	BlueSpice-Version	Berechtigungen	Standardrollen	Namensraum-Einstellungen
Seitenzuweisungen	free	pageassignments: Benutzer kann Seiten anderen zuweisen	maintenanceadmin admin editor reviewer	Lesebestätigung
		pageassignable: Seiten können Benutzern zugewiesen werden	Alles oben Genannten plus author
Erinnerungen	pro	Benutzer mit createpage-Rechten	maintenanceadmin admin editor reviewer author
Aktualität	pro
Begutachtung	free	workflowview: Lesezugriff auf Begutachtung	maintenanceadmin admin author editor reviewer reader
		workflowedit: Bewertungen erstellen und bearbeiten	maintenanceadmin admin editor reviewer structuremanager
		workflowlist: Zeigt die Liste der Begutachter für die Seite an	maintenanceadmin admin editor reviewer
		review: Abstimmungsrecht im Begutachtungsprozess	maintenanceadmin admin reviewer
Freigabe	pro	review: Abstimmungsrecht im Begutachtungsprozess	maintenanceadmin admin reviewer	FlaggedRevs

Verwandte Themen

• Seitenfreigabe
• Begutachtungsprozess